ب) قابلیت ارائه، دست یابی و دوام :

در مواردی که اصل سند باید ارائه یا نگهداری شود، داده پیام می‌تواند این شرط را احراز کند. اسناد الکترونیکی دارای قابلیت ارائه بالا به وسیله حافظه های جانبی نظیر دیسک قابل حمل، نوری و … و شبکه های ارتباطی و انتقالی یا از طریق پست الکترونیک قابلیت انتقال را دارند. اطلاعات و داده پیام ها زمانی می‌توانند به عنوان دلیل در محاکم مورد پذیرش قرار گیرند که قابلیت بازیابی و بازخوانی را داشته باشند. در ماده ۸ قانون تجارت الکترونیک بند الف ‌به این مطلب تصریح شده است. این ماده بیان می‌کند: «اطلاعات مورد نظر قابل دسترس بوده و امکان استفاده از آن در صورت رجوع بعدی فراهم باشد». ‌بنابرین‏ در مواردی که از نظر حقوقی حفظ اسناد، مدارک یا اطلاعات شرط است، با حفظ آن ها در قالب داده پیام این شرط احراز می شود. قسمت اخیر ماده ۱۱ قانون تجارت الکترونیک در تعریف سابقه الکترونیکی مطمئن ‌به این امر تصریح دارد. در این ماده آمده است: «سابقه الکترونیکی مطمئن عبارت از داده پیامی است که با رعایت شرایط یک سیستم اطلاعاتی مطمئن ذخیره شده و به هنگام لزوم در دسترس و قابل درک است». اسناد الکترونیکی با گذشت زمان از بین نمی روند و واجد ویژگی دوام بوده و با ذخیره شدن در یک سیستم پشتیبان مرکزی برای یک دوره نامعین زمانی باقی می مانند.

ج) قابلیت انتساب به فرد معین:

در اسناد سنتی به راحتی می توان نویسنده آن را از طریق امضا و یا با کارشناسی خط مورد شناسایی قرار داد. در اسناد الکترونیکی، می توان از طریق دفاتر خدمات صدور گواهی امضاء الکترونیک(هویت دیجیتالی) با بهره گرفتن از رمز و الگوریتم های ویژه که در فرایند امضاهای دیجیتال پیش‌بینی شده و یا شناسه های شخصی در امضاهای الکترونیکی مشهود، امکان ایجاد انتساب نوشته به فرد معین را فراهم نمود. ‌بنابرین‏ در حال حاضر با بهره گرفتن از انواع معینی از امضاهای الکترونیکی (از جمله امضای دیجیتال) امکان شناسایی نویسنده اسناد ا‌لکترونیکی نیز وجود دارد. ملاحظه می‌شود که نظریه «معادل‌های کارکردی» در ضمن بیان کارکردهای اساسی نوشته استدلال می‌کند که اسناد ا‌لکترونیکی نیز قابلیت ارائه این کارکردها را دارند و نتیجتاً می‌توان آن ها را نیز به عنوان سند نوشته (مکتوب) تلقی نمود و به عنوان دلیل در دادرسی‌ها پذیرفت.^[۱۱۱] کشورهایی نظیر ایران و بلغارستان «داده پیام و نوشته الکترونیک را در حکم نوشته» قرار داده‌اند و کشورهایی مانند فرانسه شرایطی را برای پذیرش نوشته های الکترونیک قرار داده‌اند.^[۱۱۲] و همچنین بند یک ماده ۱۳۱۶ اصلاحی قانون مدنی فرانسه دو شرط را برای پذیرش نوشته های الکترونیک به عنوان دلیل کتبی ذکر ‌کرده‌است.۱-شخصی که سند از او ناشی شده به صورت مطلوبی قابل شناسایی باشد.۲- سند الکترونیک تحت شرایطی تولید و نگهداری شود که تمامیت آن را تضمین کند.^[۱۱۳] بعد از اثبات اینکه اسناد الکترونیکی اعتباری همانند اسناد کاغذی دارند، به آثار اسناد الکترونیکی رسمی و عادی می پردازیم.

د) قابلیت استناد :

همان‌ طور که پیشتر نیز بیان گردید، در اصطلاح حقوق به نوشته یا داده پیام، سند گفته می شود، باید آن نوشته یا داده پیام قابلیت آن را داشته باشد که بتواند دلیل در دادرسی قرار گیرد و بتوان برای اثبات مدعا در اقامه دعوی حق یا دفاع از دعوی حق آن را به کار برد. داده پیام به عنوان ادله اثبات در دعوی قابل قبول است. در مواردی که برای دعوی ادله ارائه می شود، نمی توان داده پیام را تنها ‌به این دلیل که الکترونیکی است یا به صورت اصل نیست، از جمع ادله حذف کرد. در همین راستا، قانون تجارت الکترونیک در ماده ۱۲ تصریح ‌کرده‌است «اسناد و ادله اثبات دعوی ممکن است به صورت داده پیام بوده و در هیچ محکمه یا اداره دولتی نمی توان ‌بر اساس قواعد ادله موجود، ارزش اثباتی داده پیام را صرفا به دلیل شکل و قالب آن رد کرد». بدین ترتیب قابلیت پذیرش و ارزش اثباتی داده پیام و سند الکترونیکی مورد تأکید قرار گرفته است و داده پیامی که یقینا قابلیت حل مورد اختلاف و مجهول قضایی را دارد و برای دادگاه، علم و قطع ایجاد می‌کند، می‌تواند به عنوان دلیل مورد پذیرش قرار گیرد.

ذ) امضاء :

یکی از شرایط اصلی و اساسی هر سندی وجود امضا در آن است. در واقع نوشته بدون امضا فاقد ارزش و اعتبار می‌باشد. نوشته منتسب به افراد هنگامی قابل استناد است که امضا شده باشد. سند امضا نشده ناقص است و مهمترین رکن اعتبار را ندارد. ‌بنابرین‏ برای اینکه بتوان یک سند الکترونیکی(داده پیام) را به عنوان دلیل در دادگاه ارائه کرد، لازم است که این سند و داده پیام دارای امضای الکترونیک باشد. در مواردی که ممضی بودن شرط است، مانند امضای هرقرارداد، داده پیام این شرط را احراز و رفع مانع حقوقی می‌کند به شرطی که امضاء هویت امضاکننده را تعیین کند و حاکی از تأیید محتوای پیام از طرف امضاءکننده باشد و روش به کار گرفته شده برای امضای سند طبق اوضاع و احوال مربوط به آن قابل اعتماد باشد. در ماده ۷ قانون تجارت الکترونیک نیز آمده است: «هر گاه قانون وجود امضا را لازم بداند، امضای الکترونیک مکفی است». لازم به ذکر است اگر داده پیامها مطابق قانون تجارت الکترونیک شرایط داده پیام مطمئن را داشته باشند و امضای الکترونیک نیز به آن ها منضم گردد، دارای ارزش و قدرت اثباتی همانند اسناد کاغذی خواهند بود. از مواد ۱۴ و ۱۵ قانون تجارت الکترونیک نیز استنباط می شود که تمایل قانون‌گذار بر این است که اسناد الکترونیکی را حیث ارزش اثباتی در زمره و حکم اسناد رسمی قرار دهد. و نیز با توجه به ماده ۱۰ آن قانون در خصوص شرایط امضای الکترونیک مطمئن و همچنین ماده ۳۱ در خصوص مراکز گواهی امضا به عنوان مرجع ثالث و رسمی مانند دفترخانه های اسناد رسمی، برای تأیید امضاهای مذکور، می توان ارزش اثباتی بالایی برای اسناد الکترونیکی متصور شد.

در نتیجه، میان اسناد کاغذی و اسناد الکترونیکی باید قائل به هم ارزی عملکردی شد؛ و برای اثبات این اصل باید ابتدا اهداف و عملکردهای اسناد کاغذی را مورد بررسی قرار داد و سپس روش احراز این اهداف و عملکردها در فضای الکترونیکی را تعیین نمود. به عنوان مثال یک سند کاغذی سندی خوانا و روشن برای همگان است، عدم تغییر سند را با گذر زمان تضمین می‌کند، امکان تکثیر سند وجود دارد، لذا هریک از طرفین می‌توانند رونوشتی از آن را داشته باشند، با امضای سند مندرجات آن تصدیق می‌گردد، سند به شکلی است که نزد دادگاه ها و مراجع صالحه عمومی قابل قبول است.