۲-۲-۴- بازیافت ناخواسته^[۳۶] ]ریزش کاذب[

مبنای عملگرهای^[۳۷] مشهور بول، یعنی AND ، OR وNOT بر نظریه مجموعه ها^[۳۸] استوار است. آنچه در زیر می‌آید، شرح مختصری است جهت نشان دادن علت ریزش کاذب بر اثر راهبرد مورداستفاده در جستجو. معمولاً نمایه ساز تمام منابع یک مجموعه را می‌خواند و یکی دو اصطلاح را که بازنمون مفاهیم است برمی‌گزیند. پس از نمایه‌سازی مجموعه منابع، مجموع اصطلاحات برگزیده، نشانگر محتوای اطلاعاتی آن مجموعه منابع است. مجموع اصطلاحات عبارت است از بازنمون معنایی مفاهیم مندرج در بایگانی اسناد و منابع. هر اصطلاح به یک یا چند منبع مربوط می شود و هر منبع محتوایی را در بر دارد که توسط اصطلاح نمایه بازشناسانده می شود. در اصطلاح منطق بول، در ارتباط با هر اصطلاح، مجموعه منابعی وجود دارد. در عمل، به هر اصطلاح می توان برگه‌ای اختصاص داد. شماره شناسایی هر منبع در آن برگه اصطلاحی می‌آید. آن گاه مجموعه این برگه‌ها به صورتی جستجوپذیر مرتب می شود. فرایند اصلی به کار رفته در مرحله دروندادی جهت پردازش منابع در بایگانی بیشتر نظام های بازیابی منابع به همین صورت است.

در جستجوی منابع مربوط به هر پرسش، فرایندی معکوس به کار می‌رود. هر پرسشی برحسب محتوای آن و موضوع جستجو، شناسایی شده و تحلیل می شود. آنگاه موضوع به مفاهیم تشکیل دهنده آن تجزیه می شود. اصطلاحات نمایه انتخاب می شود، اصطلاح هایی که گمان می‌برند بیانگر این مفاهیم در نظام بازیابی باشد. به منظور ترکیب اصطلاحات نمایه‌ای نشانگر مفاهیم اجزاء تشکیل دهنده، عبارتی بولی با بهره گرفتن از این اصطلاحات نمایه‌ای فرمولبندی می شود و با یک یا چند عملگر بولی به هم پیوند می‌یابد.

در اصل، کار روی مجموعه منابع از راه اصطلاحات نمایه‌ای، مجموعه منابع تازه‌ای که نشانگر موضوع جستجو شده است شکل می‌گیرد. جهت انواع پیوندها و روابط، سه عملگر بولی وجود دارد. این عملگرها عبارت است از :

عملگرهای میانبرشی (اشتراک^[۳۹]) ، پیوندی (اجتماع^[۴۰]) و تمام گر (مکمل^[۴۱])

مجموعه اطلاعات حاصل از میانبرش دو مجموعه، دربر گیرنده منابعی است که در آن ها مفهوم کلیدی در هر یک از دو مجموعه اصلی وجود دارد و باید همزمان در مجموعه تازه تشکیل یافته به نمایش درآید.

۲-۲-۵- تطبیق دادن

با در اختیار داشتن پرونده های آزمایشی که نشانگر انگاره‌های جستجوی کاربر است، شخص تشکیل دهنده پرونده باید آن مفاهیم و ملزومات را به واژگان^[۴۲] نظام بازیابی و نحو (ترکیب^[۴۳]) واژه ها در آن نظام برگرداند. برای برگرداندن کلید واژه ها و بسط آن ها از اصطلاحنامه‌ها (تزاروسها^[۴۴]) استفاده می شود. برخی کتاب‌های حاوی ضوابط^[۴۵] نیز برای ارائه دقیق زمینه‌هایی چون حوزه های فعالیت، شرکت‌ها، نام مجله‌ها، سازمان‌ها، و رده‌بندی فرآورده‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. شخص جستجوگر هم ممکن است ناگزیر باشد، در بیان برخی مفاهیم در قالب توصیفگرها از اصطلاحنامه کمک بگیرد و برخی کلید واژه ها نیز به همان شکلی که در عنوان و چکیده دیده می شود برای جستجو حفظ شود. پس از چنین ملاحظاتی، ‌در مورد تأیید سایر واژه های یافت شده با کاربر مشورت می شود.

۲-۲-۶- اطلاع دهی

استنادها، منابع یا چکیده‌هایی هستند که بر مبنای پرونده آزمایشی بازیابی شده، به کاربر تحویل داده می شود. این مطالب ممکن است به شکل نسخه چاپی^[۴۶]، یا صفحه عنوان مقاله ها باشد. تحویل منبع می‌تواند از طریق نظام پیام‌رسانی الکترونیکی^[۴۷] نیز انجام گیرد. متن الکترونیکی را می توان ملاحظه و از آن نسخه های چاپی تهیه کرد. ضروری است خود پرونده نیز تحویل شود تا کاربر بتواند میزان ارتباط آن را با انواع منابع ضمیمه شده یا حذف شده در مجموعه اطلاعات تحویلی بررسی کند.

۲-۲-۷- بازخورد^[۴۸]

این جزء از نظام اشاعه گزینشی اطلاعات، کارایی نظام های بازیابی را از نظر مواد بازیابی شده ارزشیابی می‌کند. بر پایه این گونه ارزشیابی، پرونده زمینه‌های مورد علاقه افراد را می توان بازنگری و برای بازیابی‌های بعدی اصلاح کرد. این کار همچنین راهکار مفیدی برای بهنگام کردن پرونده نسبت به زمینه‌های جاری و احتمالاً متغیر کاربر است. بازخورد ممکن است شکل های متفاوتی داشته باشد. واکنش نسبت به هر آگاهی رسانی می‌تواند به صورت کتبی یا شفاهی باشد. در مرحله ابتدایی تشکیل پرونده، برگزاری جلسه‌ای شخصی با فرد تشکیل دهنده پرونده و پس از تحویل نخستین مواد بازیابی شده بسیار سودمند خواهد بود.

این جلسه، به ویژه چنانچه حاصل نخستین بازیابی‌ها نتیجه‌ای ضعیف دربر داشته باشد، بسیار ضروری است. این امر عامل مهمی در موفقیت هر خدمت اشاعه گزینشی اطلاعات بوده، و همکاری کامل شخص درخواست کننده را می‌طلبد. سازوکار بازخورد می‌بایست به حداقل زمان و تلاش از سوی کاربر نیازمند باشد. بسیاری از سازمان‌ها همراه با مواد تحویلی، یک کارت پستی برگشت دادنی^[۴۹] برای دریافت اطلاعات بازخوردی ضمیمه می‌کنند تا حداقل زمان را از کاربر بگیرد. در وضعیت ارتباط الکترونیکی، پیش از به پایان رسیدن ارتباط، خواستن آرای می‌تواند موجب یادآوری به کاربر شده و او را تشویق به اظهارنظر کند.

۲-۲-۸- بازنگری و بهنگام کردن پرونده

سرانجام آن که، بسیاری از پرونده های کاربران احتمال دارد نسبتاً بدون تغییر باقی بماند. درمورد شخصی که دست اندرکار پژوهش در یک حوزه است، پرونده به حداقل تغییر نیاز دارد. با این حال، آگاهی رسانی و اصلاح مداوم می‌تواند نسبت به هر گونه تغییر در زمینه علاقه فرد اطمینان ایجاد کرده و آن را مشخص کند. این تغییر ممکن است ناشی از تغییر جهت در میزان تأکید سازمان بر موضوع یا تغییر در خط تولید آن باشد. ادغام ها و فراهم آوری های منابع جدید اکتشافات نیز می‌تواند موجب تغییراتی در پرونده آن ها شود. به موازات آنکه کاربران نسبت به توانمندی ها و محدودیت های نظام بیشتر آگاه می‌شوند، تقاضاهای آن ها نیز در طول زمان تغییر می‌کند. به پیشنهادهای کاربران هم باید توجه کرد.

۲-۲-۹ – اجرا

پیش از استفاده از شبکه های مخابراتی، خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات بیشتر در محدوده داخلی کتابخانه‌ها اجرا می‌شد. کتابخانه‌ها نوارهایی را از تولیدکنندگان پایگاه های داده ها مشترک می‌شدند و مطابقت دادن پرونده های کاربران با اطلاعات توصیفی منابع توسط رایانه کتابخانه انجام می‌گرفت. از آن هنگام به بعد، همان گونه که رایانه ها و تحویل الکترونیکی اطلاعات رایج‌تر شده است، انجام خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات نیز ساده‌تر و ارزان‌تر گشته است.