شناسایی منابع مورد نیاز برای انجام هر کدام از فعالیت‌ها و خصوصیات هر کدام از منابع

در این مرحله با توجه به هدف هزینه های تعریف شده و یا خروجی های سیستم، منابع مورد نیاز برای انجام هر کدام از فعالیت‌ها مشخص می‌گردد. از جمله نوع منابع، حجم منابع بر حسب هر کدام از خروجی ها، منابع مورد نیاز مستقیم و غیر مستقیم، ماهیت منابع (ثابت و متغیر) مورد نیاز بر حسب هر کدام از اهداف هزینه و درجه تغییر پذیری منابع با توجه به اهداف هزینه تعیین می‌گردد.

تعریف و شناسایی محرک منابع

منظور از محرک منابع عاملی است که ارتباط بین منابع مصرف شده و هدف هزینه را بر حسب هر کدام از منابع مشخص می‌کند. محرک منابع تعیین کننده رابطه علّی بین منابع مصرف شده و حجم و یا تعداد هدف هزینه می‌باشد و با بهره گرفتن از محرک منابع می توان حجم منابع استفاده شده را به هدف هزینه نسبت داد. به عنوان مثال میزان استفاده هر کدام از واحدهای عملیاتی و اداری از تأسیسات یک فرودگاه بر اساس مبنای متراژ فیزیکی آن می‌باشد که بر این اساس هر چه متراژ فیزیکی بیشتر باشد، میزان استفاده نیز بیشتر خواهد بود.

عملیات هزینه یابی در مراکز فعالیت

با توجه به منابع مورد نیاز برای انجام هر فعالیت در این مرحله باید هزینه منابع مورد نیاز برای انجام فعالیت‌ها را شناسایی کرد. عملیات هزینه یابی با توجه به نوع اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری متفاوت می‌باشد و می توان عملیات جمع‌ آوری هزینه ها را از سطح بسیار جزئی تا سطح کلی جمع‌ آوری کرد که این موضوع بیشتر به هدف هزینه بستگی دارد. در صورتی که هدف هزینه در یک سازمان واحد باشد و کلیه منابع مورد نیاز برای انجام یک هدف تخصیص یابند نیازی به جزئیات هزینه نمی باشد. به عنوان مثال اگر در یک فرودگاه صرفا خدمات نشست و برخاست هواپیما انجام می شود. و هدف ما از طراحی سیستم جمع‌ آوری اطلاعات برای محاسبه بهای تمام شده باشد دیگر نیازی به تفکیک و ریز هزینه ها نمی باشد اما اگر در یک فرودگاه کلیه خدمات فرودگاهی وجود دارد و هر خدمت شرایط و ویژگی‌های خاص مربوط به خود را دارد، نیاز است تا ابتدا ویژگی‌ها و شرایط خاص هر خدمت شناسایی شده و سپس با توجه به هر ویژگی، عملیات هزینه یابی انجام شود تا هزینه های خاص هر خدمت مشخص گردد. برای انجام عملیات هزینه یابی با توجه به طول دوره مورد نظر می توان به دفاتر مالی و حسابداری هر فرودگاه مراجعه نمود تا هزینه ها به تفکیک طبقه بندیهای انجام شده شناسایی گردد.

تعریف و شناسایی محرک‌های هزینه بر حسب مراکز فعالیت

محرک‌های هزینه دقیقا عملیات مشابه محرک‌های منابع را انجام می‌دهند با این تفاوت که محرک هزینه عامل ارتباط دهنده بین هزینه های ایجاد شده در مراکز هزینه و هدف هزینه می‌باشد. به عنوان مثال اگر بخواهیم سهم برج مراقبت یک فرودگاه را از هزینه های مربوط به تأسیسات آن مشخص نماییم از مبنای متراژ فیزیکی استفاده کرده و بر این اساس هزینه های تأسیسات به واحد برج مراقبت تخصیص داده می شود.

محرک فعالیت نشان دهنده تقاضا برای فعالیت ها با توجه به هدف هزینه است و برای انتخاب محرک فعالیت باید اصول زیر در نظر گرفته شود.

قاعده اول : از محرک‌های فعالیت‌هایی استفاده شود که با نوع فعالیت مطابقت داشته باشد. مبناهای هزینه که برای تسهیم هزینه ها استفاده می‌شوند باید بتواند ارتباط علی بین مصرف فعالیت‌ها و هدف هزینه را تعیین کند. مثلا اگر در انتخاب محرک فعالیت برای تخصیص هزینه های تأسیسات فرودگاه به هر بخش از مبنای “تعداد کارمندان” استفاده گردد، این مبنا نمی تواند به طور صحیح نشان دهنده فعالیت‌های مصرف شده در واحد تأسیسات باشد. بلکه برای تسهیم درست هزینه ها باید از مبنا “متراژ فیزیکی مربوط به هر بخش” استفاده کرد. چون هزینه های واحد تأسیسات بیشتر با متراژ فیزیکی هر بخش ارتباط دارد نه با تعداد کارمند.

قاعده دوم : محرک‌های هزینه باید به طور واقعی با فعالیت‌هایی که مصرف می شود ارتباط داشته باشد. از آنجا که محرک هزینه در تخصیص هزینه ها نقش اصلی را ایفاء می‌کند، ‌بنابرین‏ محرک هزینه انتخاب شده باید هزینه منابعی که برای انجام فعالیت‌ها مصرف می شود، را تعیین کند.

قاعده سوم : تعداد محرک‌های هزینه باید به طور بهینه انتخاب شود. انتخاب محرک هزینه باید طوری باشد که بتوان با استفاده ازآن هزینه های سربار را با بهره گرفتن از آن و تا حد زیادی به هدف هزینه تخصیص داد. از طرف دیگر انتخاب زیاد مبناهای هزینه علاوه بر اینکه جمع‌ آوری اطلاعات را با مشکل مواجه می‌کند، باعث عدم کارایی مدل خواهد شد.

قاعده چهارم : محرک‌های هزینه باید طوری انتخاب شود که باعث بهبود عملکرد فعالیت‌ها گردد. از مبناهای فعالیت معمولا به ‌عنوان معیارهای سنجش عملکرد استفاده می شود. ‌بنابرین‏ محرک‌های هزینه ای که برای تسهیم هزینه ها استفاده می شود، باید باعث بهبود عملکرد فعالیت‌ها شود.

قاعده پنجم : از محرک‌های هزینه ای استفاده شود که معیار سنجش هزینه آن ها درسیستم وجود داشته باشد. محرک‌های هزینه فعالیت‌ها بر حسب نوع آن ها معمولا از معیارهای سنجش هزینه متفاوت استفاده می‌کنند. ‌بنابرین‏ باید محرکهایی انتخاب گردد که اطلاعات هزینه ای آن ها درسازمان وجود داشته باشد.

عملیات تخصیص هزینه های غیر مستقیم به هدف هزینه

با توجه به اینکه هزینه های مربوط به هر هدف هزینه صرفا هزینه های مستقیم نمی باشد. ‌بنابرین‏ باید با در نظر گرفتن هدف هزینه، هزینه های غیر مستقیم و هزینه های مربوط به بخش‌های جانبی را بر حسب محرک منابع به هدف هزینه اختصاص داد تا بر این اساس کل هزینه های مربوط به هر هدف هزینه مشخص گردد. به عنوان مثال در صورتی که هدف هزینه محاسبه بهای تمام شده خدمات ناوبری در یک فرودگاه باشد، می بایست علاوه بر هزینه های مستقیم مربوط به آن که عمدتاً هزینه های ایجاد شده در سطح دسته خدمات می‌باشد، سهم هزینه ای هر پرواز از هزینه های جانبی نظیر استهلاک دستگاه های ناوبری و همچنین هزینه های تخصیصی از طرف بخش‌های ستادی شرکت به فرودگاها و نهایتاً پرواز محاسبه شده تا بر این اساس سهم هزینه ای (هزینه های مستقیم و غیر مستقیم)آن محاسبه شود. برای انجام عملیات تخصیص هزینه اصول زیر را باید در نظر گرفت:

قاعده اول: تخصیص هزینه فعالیت‌های نگهداری (هزینه های سطح فرودگاه) به فعالیت‌هایی که از آن ها منتفع می‌شوند. از آنجا که هزینه های نگهداری قابل تخصیص به یک خدمت خاص نمی باشند. ‌بنابرین‏ باید با بهره گرفتن از مبناهای منطقی و مناسب، این هزینه ها به فعالیت‌ها تخصیص یابد.

قاعده دوم :برای تخصیص دقیق هزینه ها به فعالیت‌ها باید تا حد امکان فعالیت‌ها را آنالیز و تحلیل کرد تا تخصیص هزینه ها واقعی تر انجام شود. با توجه به اینکه تخصیص دقیق هزینه ها در سیستم ABC می‌تواند کمک زیادی به محاسبه هزینه های خدمات داشته باشد. ‌بنابرین‏ باید تا حد امکان فعالیت‌ها به هدف هزینه مربوط به خود تخصیص داده شوند. برای این منظور ردیابی و شناسایی دقیق فعالیت‌ها بسیار مهم می‌باشد.