۱۰-۲ . شاخص
شاخص متغیری است که برای ارزیابی شرایط و حساسیت‌ها، ‌مقایسه بین مکان‌ها و موقعیت‌ها، و نیز ارزیابی شرایط و گرایش‌ها در ارتباط با اهداف و مقاصد، تا مین اطلاعات هشداردهنده، پیش‌بینی شرایط و روند آینده به کار رود. این اطلاعات در برخی سطوح تصمیم‌گیری بسیار مهم و مؤثرند و بنابراین قابل به‌کارگیری برای برنامه‌ریزی، پایش و ارزشیابی هستند. درعین‌حال از آنجا که امکان مقایسه را فراهم می‌سازد می‌توان وضعیت امروز را با گذشته مقایسه نمود و پیش‌بینی‌هایی برای آینده نمود. در واقع شاخص ها متغیرهایی هستند که نشان می‌دهند که سیستم در عمل چگونه خصوصیاتی دارد. هر متغیری به مجموعه‌ای از خصوصیات ذاتی وابسته است که باعث می شود آن متغیر از دیگر متغیرها تمیز داده شود. شاخص ها ممکن است کمی یا کیفی باشند.

انتخاب شاخص های خوب فرایند ساده‌ای نیست با احتمال خطا و اشتباه زیادی مواجه هستیم (Tim O’Shannassy , 1999). بسیاری از شرکت‌ها با سنجه‌های نامناسب و نادرستی سر و کار پیداکرده‌اند که بیشتر آن‌ها اشتباهاً شاخص های کلیدی عملکرد نامیده می‌شوند. سازمان های بسیار اندکی هستند که به واقع شاخص های کلیدی عملکرد درست خود را پایش می‌کنند. چون تعداد اندکی از سازمان ها، رهبران مشاغل، نویسندگان، حسابرسان، مشاوران و کارمندان می‌دانند معنای واقعی شاخص کلیدی عملکرد چیست. چهار نوع سنجه عملکرد وجود دارد:
شاخص‌ کلیدی نتایج (KRI) که دورنمای کارتان را به شما نشان می‌دهند.
شاخص نتیجه (RI) مشخص می‌کند تا زمان حال چه کارهایی انجام گرفته است.
شاخص‌ عملکرد (PI) به شما می‌گویند چه کاری باید انجام دهید.
شاخص های کلیدی عملکرد(KPI)که نشان می‌دهندبرای افزایش چشمگیرعملکرد چه باید کرد.[ ۲۲]
۱۱-۲. داشبورد
یکی از ابزارهای مورد استفاده در هوشمندی کسب ‌و کار ابزاری به نام داشبورد می‌باشد که به همراه اجزا یک راه حل هوشمندی کسب‌وکار، یک حلقه کامل اندازه‌گیری و مدیریت عملکرد را برای سازمان پشتیبانی می کند . داشبورد ابزاری گرافیکی می‌باشد که وضعیت شاخص های عملکردی را به صورت در لحظه و سلسله مراتبی به نمایش در می‌آورد] ۲۷ [. مدیران و یا افراد تصمیم گیر در بعضی موارد لازم است که سریعاً تصمیمی را گرفته و آن را عملیاتی نمایند که برای این کار باید اطلاعات به صورت ملموس وگرافیکی در اختیار آنان قرار گیرد. داشبوردهای سازمانی ابزارهای بسیار مناسبی برای نمایش گرافیکی ارزیابی‌ها هستند. امروزه نرم‌افزارهای زیادی برای ارائه داشبوردهای سازمانی به وجود آمده که می‌توانند با انواع بانک‌های اطلاعاتی ارتباط برقرار کرده و ضمن اجرای عملیات محاسباتی نتایج اطلاعات را به صورت گرافیکی به نمایش بگذارند.
واژه داشبورد از داخل هواپیما یا خودرو الهام گرفته شده است و هدف اصلی آن در هر سه مورد خودرو،هواپیما و سازمان یکی است : مشاهده اطلاعات مورد نیاز و هدایت یک سیستم پیچیده .می‌توان ادعا کرد که هدایت سازمان های امروز، در محیط پیچیده رقابتی، به مراتب پیچیده‌تر از هدایت یک هواپیما است. بنا برین مدیران جهت اجرای ماموریت سازمان و حرکت در راه آرمان‌های سازمان، حداقل به وسایلی که نمایانگر جنبه‌های مختلف عملکرد سازمان و هدایت آن است نیاز دارند] ۵۰[. تا آنجا که مربوط به داده ها است، داشبورد، نشان‌دهنده نوک کوه یخ است، یعنی آنچه را که کاربر در ابتدا می‌بیند و در صورت نیاز، برای کشف علل عملکرد، تجزیه و تحلیل بیشتر انجام می‌دهد (Ogan M., Oana Velcu 2011))
داشبوردها برای شناسایی روندها، الگوها و ناهنجاری‌های بصری در مورد کسب‌وکار، که موضوع طراحی اطلاعات بصری اهمیت دارد به مدیران کمک می کنند. چندین هدف مختلف از داشبورد انتظار می رود که عبارت‌اند از سازگاری و ثبات، نظارت و کنترل برنامه‌ریزی و ارتباطات (Pawls et al., 2009). داشبوردها به منظور بهبود تصمیم‌گیری با تقویت شناخت و سرمایه‌گذاری در توانایی‌های ادراکی انسان مورد انتظار هستند. از این رو، به تازگی علاقه به داشبورد افزایش یافته است، که گسترش و ازدیاد ارائه‌دهندگان راه حل داشبورد در بازار، گواه این مدعاست. (Ogan M . , Oana Velcu,2011) در استفاده از داشبورد باید اطلاعات به طور خلاصه، قابل‌فهم و مرتبط برای تصمیم‌گیری سریع و دقیق باشد Doina Maria and Vasile Bleotub , 2012))
برخی مزایای داشبورد مدیریتی عبارت‌اند از ] ۵۰[ :
ارائه تصویری کارآمد از عملکرد سیستم
تشخیص مشکلات بالقوه پیش از تبدیل به بحران
ایجاد توانایی در شناسایی و تصحیح روندهای منفی
قابلیت اندازه‌گیری کارآمدی و ناکارآمدی سیستم
توانایی در تولید گزارش های جزئی از روندهای جدید
توانایی تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر بر اساس اطلاعات کسب‌وکار جمع‌ آوری شده
ایجاد تراز بین راهبُردها و اهداف سازمانی
ذخیره زمان در ایجاد گزارش های سازمانی
ایجاد دید کلی و سریع از عملکرد سیستم
نظارت بر عملکرد سازمان، واحدها یا فعالیت‌ها
تصمیم‌گیری سریع‌تر و بهتر
به‌روز بودن اطلاعات
نمایش وضعیت کل سازمان در یک نگاه
دسترسی سریع به اطلاعات از مجموعه چند منبع
برای پیاده‌سازی داشبوردهای مدیریتی نرم‌افزارهایی به صورت متن باز رایگان و یا بسته‌های گران‌قیمت مجوز دار که توسط شرکت های صاحب‌نام مثل Oracle، IBM و… در بازار وجود دارد. همچنین نرم‌افزارهای بومی تولید داخل نیز توسط بعضی شرکت ها مثل ماهان،گسترش فناوری‌های کشاورز، ثانیه،راهکار سیستم، ایریا، سازمان نگار و . . . تهیه‌شده که می‌توان متناسب با نیاز استفاده نمود.
۱-۱۱-۲. داشبوردها، اندازه گیری عملکرد سازمانی و مدیریت
یکی از کاربردهای داشبورد، کمک به اندازه گیری عملکرد سازمانی و مدیریت است. سیستم های اندازه گیری عملکرد، با نظارت بر فرایندها و کنترل سازمان، دستیابی مطمئن به اهداف و مقاصد سازمان را امکان پذیر می سازد. [۴۴]
هدف داشبورد می تواند به منظور بهبود کنترل داخلی و مدیریت عملکرد در میان رکود اقتصادی و یا توانایی برای دسترسی سریعتر به بررسی جنبه های مختلف عملکرد یک شرکت باشد . بنابراین داشبوردهای سازمانی راهی برای ارزیابی و چگونگی پیشرفت به سمت اهداف از پیش تعیین شده را فراهم نموده و به شناسایی نقاط قوت و ضعف کمک می نماید. [۵۵]
۲-۱۱-۲. اثرات پیاده سازی داشبورد بر سازمان
یکی از عوامل تقویت کننده پذیرش داشبوردهای عملکرد این است که کارکردهای BI علاوه بر تحلیلگران کسب وکار یا کاربران قوی در اختیار کاربران معمولی نیز قرار گیرد [۲۸]
همان گونه که قبلا ذکرگردید، مقادیر مربوط به شاخص ها از طریق داشبورد که یک رابط کاربر برای سازماندهی و ارائه اطلاعات و روشی آسان برای تفسیر اطلاعات می باشد به تحلیل گران نمایش داده می شوند. [۵۶]
۱۲-۲. برای ارزیابی برنامه توسعه دانشگاه میتوان دو نقش در نظر گرفت
نقش تکوینی در فرایند تدوین و اجرای برنامه یا ارزیابی تکوینی
نقش پایانی به منظور تعیین اینکه تا چه اندازه دانشگاه به مقصد مورد نظر نزدیک شده است با ارزیابی پایانی
جامع ترین الگوی ارزیابی دانشگاه الگوی سیپ است. این الگو بر پایه دیدگاه سیستمی استوار است.
الگوی ارزیابی سیپ در برنامه ریزی نظام آموزش عالی شامل ۴ گونه ارزیابی به شرح ذیل است:
۱- ارزیابی زمینه و محیط ۲- ارزیابی درون داد ۳- ارزیابی فرایند ۴-ارزیابی برون داد
۱-۱۲-۲. ارزیابی زمینه و محیط
به وسیله این ارزیابی میتوان عملکرد نظام آموزش عالی را در گذشته بررسی کرد و مسایل و مشکلات آن را نیز تصور نمود،سپس ضمن مقایسه آن با نیازهای منطقه و امکانات موجود و بالقوه منطقه درباره میزان تناسب هدفهای برنامه توسعه دانشگاهی با نیازهای منطقه قضاوت کرد.بدین سان ارزیابی زمینه مبنایی استوار برای تصمیم گیری درباره هدفهای برنامه توسعه دانشگاهی به دست میدهد.
۲-۱۲-۲. ارزیابی درون داد
به طور کل عواملی که تشکیل دهنده برنامه توسعه دانشگاهی هستند از طریق ارزیابی درون داد مورد سنجش قرار می­گیرند . در آغاز اجرای برنامه توسعه یک دانشگاه میتوان به وسیله ارزیابی درون داد عملیات اجرایی برنامه را کنترل کرد و تصمیم گیری درباره مراحل بعدی برنامه را هدایت کرد
۳-۱۲-۲. ارزیابی فرایند
منظور قضاوت درباره عملیات و اجرای توسعه دانشگاهی است. در این رابطه میتوان سه دسته از عملیات اجرا در نظر گرفت: سازمانی-ساختاری تدریس-یادگیری و پشتیبانی-خدماتی نتایج این نوع ارزیابی می تواند به عنوان بازخورد مورد استفاده هیات علمی دانشگاه و نیز طراحان برنامه درسی و دوره های آموزشی قرار گیرد
۴-۱۲-۲. ارزیابی برون داد
در این دانش ,هدف سنجش عملکرد برنامه است .ارزیابی برونی دانشگاه علاوه بر جنبه اقتصادی یا تربیت نیروی انسانی و تولید دانش شامل بررسی تاثیر نظام دانشگاهی بر توسعه اجتماعی و فرهنگی است.
برای طراحی نظام ارزیابی باید مراحل زیر را طی کرد:
الف-تعیین هدف های ارزیابی؛
ب-تعیین اطلاعات مورد نیاز با تعیین داده های مربوط به جنبه های مورد ارزیابی؛
ت-انتخاب شاخص های ارزیابی؛
ث-انتخاب معیارهای ارزیابی؛
ج-گردآوری, تحلیل و تفسیر داده ها؛