با توجه به سلسله مراتب طراحی شده جهت فعالیت‌ها و هزینه ها، ذکر این نکته ضروری است که اگر ارزش افزوده خدمات ارائه شده در سطوح بالای این سلسله مراتب ایجاد گردد (فعالیت سطح دسته محصول) میزان خطا و انحراف پذیری آن بسیار پایین است، ولی اگر میزان ارزش افزوده در سطح پایین این سلسله مراتب (فعالیت‌های سطح نگهداری) ایجاد شود، درجه خطا و انحراف آن بالا است. جهت درک بهتر اجزاء تشکیل دهنده هر کدام از این فعالیت‌ها و چگونگی ارتباط سلسله مراتب هزینه ها و فعالیت‌ها با یکدیگر هرکدام از این سطوح هزینه ها، تشریح می شود.

مراکز فعالیت سطح هزینه ها هزینه ها

شکل شماره(۲-۷) سلسله مراتب فعالیت‌ها و هزینه ها در شرکت فرودگاه ها

۱- هزینه های سطح واحد

این هزینه ها در پایین ترین سطح سلسله مراتب هزینه قرار دارد و با توجه به ارائه هر نوع خدمت می‌تواند متفاوت باشد. هزینه های سطح واحد فقط مربوط به یک هدف خاص است. به عنوان مثال در یک فرودگاه، هزینه سطح واحد ممکن است مربوط به ارائه خدمات ناوبری به یک پرواز باشد که دارای ارتباط مستقیم با تغییرات در حجم آن است. از جمله این هزینه ها می توان هزینه حقوق و دستمزد کنترلر و استهلاک دستگاه های ناوبری را نام برد. این هزینه ها از نظر تغییر پذیری با حجم خدمات ارائه شده در بالاترین درجه پیوستار تغییرپذیری قرار دارد و با تعداد پرواز دارای ارتباط مستقیم می‌باشد.

۲- هزینه های سطح دسته

این هزینه ها شامل هزینه هایی است که برای یک دسته و یا یک گروه از پروازها، یا مسافرین انجام می شود و قابل تخصیص به یک پرواز و یا یک گروه از مسافران نمی باشد. از جمله این هزینه ها می توان هزینه های استهلاک ساختمان های اداری را نام برد. این گروه از هزینه ها ارتباط خیلی مستقیمی با تعداد پرواز هر فرودگاه نخواهد داشت.

۳- هزینه های سطح نگهداشت خدمات

هزینه هایی است که برای اداره کردن سطوح ذکر شده مورد نیاز می‌باشد. این هزینه ها معمولاً به طور دائمی برای ارائه خدمات ایجاد نمی شود و معمولاًدوره ای است، و ارتباط زیادی با حجم فعالیت‌ها ندارد. از جمله این هزینه ها می توان هزینه واحد تأسیسات فنی فرودگاه و یا استهلاک باند و سطوح پروازی فرودگاه را نام برد.

۴- هزینه های سطح نگهداشت شرکت

این هزینه ها برای اداره کردن سیستم مراقبت پرواز در سطوح بالا مورد نیاز می‌باشد و قابل تخصیص به یک فرودگاه، اداره یا پرواز و مسافر خاص نیست. از نظر ماهیتی، این هزینه ها معمولاً ثابت است. از جمله این هزینه ها می توان هزینه های معاونت عملیاتی، معاونت خدمات فرودگاهی و یا معاونت توسعه مدیریت و منابع را نام برد. از نظر درجه تغییر پذیری، همان‌ طور که در روی پیوستار شکل (۳-۶) ملاحظه می‌گردد، این هزینه دارای کمترین درجه تغییر پذیری با حجم فعالیت‌هایی است که در رابطه ارائه خدمات فرودگاهی انجام می شود. این هزینه ها در اصطلاح سیستم سنتی به عنوان هزینه های ثابت در نظر گرفته می‌شوند.

طبقه بندی سطح فعالیت‌ها

همان‌ طور که در رابطه با هزینه ها ملاحظه گردید فعالیت‌های سازمانی نیز می‌توانند بر حسب سطح سلسله مراتبی طبقه بندی شوند. طبقه بندی فعالیت‌ها بر حسب سطوح می‌تواند به مدیریت و اداره کردن فعالیت‌ها که یکی از اجزاء کلیدی موفقیت در استفاده بهینه از سیستم ABC است کمک زیادی کند. با توجه به اینکه فعالیت‌های متنوع و متعددی در سطوح مختلف سازمانی انجام می شود، ‌بنابرین‏ جهت استفاده مطلوب تر از اطلاعات فراهم شده، فعالیت‌ها باید در سطح سازمان طبقه بندی گردند. در سطوح عملیاتی از اطلاعات جزئی و خرد برای اداره کردن و کنترل فعالیت‌ها استفاده می‌گردد، اما در سطوح بالاتر از اطلاعات کلی تر استفاده می شود. به عنوان مثال رئیس مرکز کنترل فضای کشور برای کنترل و بهبود فعالیت‌ها نیاز به اطلاعات جزئی ‌در مورد هزینه ها، عملکردها و فعالیت‌های روسای ادارات و کارکنان موجود در بخش خود دارد. اما استفاده از این اطلاعات برای معاونت عملیات هوانوردی ممکن است چندان مفید نباشد. ‌بنابرین‏ تهیه اطلاعات بدون توجه به سطوح استفاده از آن، باعث عدم کارایی اطلاعات تهیه شده می‌گردد. برای این منظور سیستم ABC فعالیت‌ها را با توجه به خصوصیات آن ها طبقه بندی می‌کند. سیستم ABC معمولا ۴ سطح طبقه بندی فعالیت‌ها را درنظر می‌گیرد. این سطوح عبارتند از:

۱- فعالیت‌های سطح خرد(سطح جزئی)

این فعالیت‌ها نشان دهنده اطلاعات، ‌در مورد جزئی ترین کارهای انجام گرفته در یک سازمان است. این اطلاعات معمولاً در سطوح عملیاتی سازمان تهیه می شود و کاربرد آن نیز عمدتاًً جهت کارمندان و سرپرستان سطوح عملیاتی سازمان است. مانند کنترل کردن وضعیت ترافیک هوایی و برنامه پروازی توسط کارشناس اداره اجازه پروازها جهت صدور مجوز پرواز.

۲- فعالیت‌های سطح میانی

این فعالیت عمدتاًً شامل چندین فعالیت جزئی در سازمان است. در صورتی که حجم این فعالیت‌ها زیاد باشد، طبقه بندی فعالیت‌های جزئی به فعالیت‌های سطح متوسط، می‌تواند در تصمیم گیری ها مفید واقع گردد. مانند تهیه بودجه جاری برای اداره کل تسهیلات و تجهیزات فرودگاهی.

۳- فعالیت‌های سطح کلان(ماکرو)

این فعالیت شامل فعالیت‌هایی است که از چندین فعالیت جزئی و متوسط مرتبط با هم تشکیل شده است. این اطلاعات برای تصمیم گیری ها در سطوح بالای سازمانی به کار گرفته می شود. مانند تهیه یک بخشنامه خاص جهت اعمال تخفیف های تجاری در سطح کلیه فرودگاه های کشور.

۴- فعالیت‌های سطح هدف هزینه

این فعالیت‌ها در جهت رسیدن به هدف هزینه ( ارائه خدمت و یا برآوردن نیازهای مشتری ) انجام می‌شوند. فعالیت‌های سطح هدف در سازمان معمولاً از چند فعالیت کلان (ماکرو) تشکیل شده است. اطلاعات تهیه شده در این سطح جهت تصمیم گیری های استراتژیک در سازمان کاربرد دارد. از جمله این فعالیت‌ها می توان تعیین طرح و خط مشی پذیرش طرح های سرمایه گذاری بخش خصوصی در فرودگاه های کشور را نام برد.

مراحل طراحی مدل و به کارگیری سیستم ABC

طراحی مدل یکی از مهمترین مراحل در اجرای سیستم ABC است. درصورتی که سیستم به طور صحیح طراحی و اجرا گردد، می‌توان به مزایای حاصل از به کارگیری آن در سازمان دست یافت.

در مرحله طراحی سیستم، طراحی فعالیت‌ها، باید طوری انجام شود که کمترین هزینه و پیچیدگی را داشته باشد. به طوری که سیستم طراحی شده، فراهم‌کننده اطلاعات جزیی در تمامی سطوح فعالیت‌ها و در راستای بهبود فرآیندها باشد. علاوه براین سیستم طراحی شده تاحد امکان باید ساده باشد، اما نه خیلی ساده، چون در این صورت اطلاعات حاصل ازآن کیفیت زیادی نخواهد داشت. بطورکلی برای طراحی مدل، مراحل زیر را باید در نظر گرفت:

۱- تعریف هدف هزینه با توجه به نوع سازمان.

۲ـ تعریف مراکز فعالیت و گروه بندی فعالیت‌ها در داخل مراکز فعالیت.

۳ـ آنالیز فعالیت در داخل مراکز فعالیت جهت مشخص کردن فعالیت‌های مربوط به هر کدام از اهداف هزینه.

۴- شناسایی منابع مورد نیاز برای انجام هر کدام از فعالیت‌ها و خصوصیات هر کدام از منابع.

۵ـ تعریف و شناسایی محرک منابع.

۶- عملیات هزینه یابی و شناسایی هزینه ها در مراکز فعالیت.

۷ـ تعریف و شناسایی محرک‌های هزینه بر حسب هر کدام از مراکز فعالیت.