متخصص اطلاع رسانی باید افراد سرشناس سازمان درخواست کننده خدمات را شناسایی کند. این امر، با تهیه نام واحدها و مشخصات کارکنان از بخش نیروی انسانی و صحبت با مدیری که متخصصان اطلاع رسانی، عملکردها و سایر موارد مهم را به او گزارش می‌کنند، میسر است. تهیه نمودار سازمانی- در صورت وجود- نیز مفید خواهد بود. گاهی بخش هایی وجود دارند که نیاز آن ها به اطلاعات کمتر مشهود است. مثلاً بخش نیروی انسانی به اطلاعاتی درباره بررسی حقوق و دستمزدها، و بخش قانون گذاری به اطلاعاتی درباره مصوبات یا تغییرات جدید در مباحث قانونی نیاز دارند.

اولین گام، شناخت حوزه فعالیت دانشگاه است. برای انجام این مهم، راه های فراوانی وجود دارد. بعضی از این روش ها عبارتند از: مراجعه به راهنمای دوره های آموزشی و پژوهشی، شناسایی کارکنان، شرکت در دوره های آموزشی در موضوعات مرتبط، مطالعه کتاب های درسی پایه در رشته‌های دانشگاه، مطالعه خبرنامه داخلی (شماره جدید و شماره های پیشین)، و در صورت امکان، مطالعه طرح های تحقیقاتی و برنامه های آموزشی و مجلات تخصصی مرتبط.

گاهی مشکل عمده در دستیابی به اطلاعات در یک دانشگاه، آگاهی از شیوه کار و اهداف دانشگاه است به ویژه اگر دانشگاه، دارای رشته‌های مختلف و بزرگ باشد.

با فهم شیوه های فعالیت دانشگاه، متخصص اطلاع رسانی ساده تر می‌تواند بهره گیران بالقوه خدمات اشاعه را شناسایی کند. ‌بنابرین‏، این امر به ارزیابی انواع اطلاعات مفید و مورد نیاز بهره گیران منجر خواهد شد. باید به خاطر داشته باشیم که بعضی از افراد به بیان نیازهای اطلاعاتی خود یا استفاده از اطلاعات عادت نکرده اند. ‌بنابرین‏، ممکن است متخصص اطلاع رسانی با صحبت درباره تخصص اعضاء هیات علمی، آن ها را به بیان زمینه پژوهشی و این که اخیراًً اطلاعات ضروری برای انجام وظیفه شان را از کجا آورده اند وادارد. اگر قبلاً در دانشگاه، خدماتی ارائه می شده است، تهیه پرسشنامه ای داخلی و سنجش کارایی آن خدمت مفید خواهد بود. به هر حال، ممکن است مصاحبه ای نیم ساعته با مدیر گروه هر یک از رشته‌های دانشگاه، واقعاً در تعیین نیازهای گروه و اعضاء آن راهگشا باشد. همچنین، این امر فرصتی فراهم می آورد تا متخصص اطلاع رسانی بتواند انواع خدمات اشاعه اطلاعات که ارائه آن ها در سطح دانشگاه میسر است را شرح دهد و ‌به این وسیله، اعضاء هیات علمی بتوانند از همه خدمات کتابخانه ای و اطلاع رسانی استفاده کنند. بسیاری از افراد، از وظایف یک متخصص اطلاع رسانی و تأثیر خدمات ارائه شده او در افزایش کارایی خود بی خبرند. اگر قرار است از نیازمندی های یک دانشگاه نیازسنجی شود، برای گشودن دریچه ای برای ورود به بحث، استفاده از عقاید دیگران و دریافت بازخوردها، نظرخواهی از اعضاء هیات علمی مفید خواهد بود. (گیلوری، ۱۳۷۸، ۳-۱۰)

۲-۱-۶- تحقق خدمات اشاعه- این خدمات چه ساختاری دارد؟

خدمات اشاعه اطلاعات، از فرآیندهای نسبتاً ساده گرفته تا خدمات پیچیده، به روش های مختلفی ارائه می شود. در اینجا فهرستی از انواع خدمات اشاعه اطلاعات ارائه می شود:

    • تهیه کپی از مقالات مجله ها

    • فهرست عناوین و مقالات مجله ها

    • خبرنامه ها

    • چکیده نامه ها، شامل خلاصه کوتاه از مقالات مجله ها

    • سفارش خبرنامه هایی که منابع موجود و جدید اطلاعاتی را فهرست می‌کنند

    • تهیه و امانت مجلات

    • بولتن های استاندارد و پروانه ثبت اختراعات

    • بولتن هایی که منابع و خبرهای در دست انتشار را ارائه می‌کنند

    • گزینش اخبار برای افراد خاص اشاعه گزینشی اطلاعات

    • بریده جراید

    • ارائه اطلاعاتی در موضوعات عامه پسند

    • گزارش نویسی و خلاصه نویسی اطلاعات

    • ارائه الکترونیکی مقالات مجله ها

  • کاوش توسط بهره گیر نهایی- واگذاری کاوش به محقق از طریق در اختیار گذاشتن ابزارهای اطلاع رسانی.

۲-۱-۶-۱- انواع خدمات اشاعه اطلاعات بر اساس منابع اطلاعاتی

اشاعه اطلاعات، هم اطلاعات مورد نیاز بهره گیر را تهیه می‌کند و هم امکان دستیابی او ‌به این اطلاعات را فراهم می آورد. اشاعه اطلاعات، در زنجیره مراحل پردازش منابع، در آخرین مرحله قرار می‌گیرد. به هر حال، اشاعه دارای اشکال مختلفی است که می‌تواند بلافاصله بعد از تولید منابع – با یا بدون دخالت واحدهای اطلاعاتی- ارائه شوند. اگرچه اشاعه اطلاعات، به مراکز و واحدهای اطلاعاتی نیز خدمات ارائه می‌کند، اما باید ‌به این مسئله توجه بیشتری داشت. حفاظت از منابع ، در حقیقت یکی از روش ها برای دستیابی به اهداف است که باید بیشتر مورد توجه قرار گیرد. اشاعه می‌تواند موارد زیر را شامل شود:

الف) اشاعه اصل منابع اولیه ب) اشاعه منابع مرجع در قالب منابع ردیف دوم و سایر اشکال

ج) اشاعه اطلاعات موجود در منابع مختلف، که به صورت منابع مرجع ردیف سوم ارائه می‌شوند د) اشاعه منابع اطلاعاتی.

۲-۱-۶-۱-۱- خدمات اشاعه مشاوره ای

خدمات اشاعه مشاوره ای، به دو شکل ارائه می شود:

دستیابی کنترل شده: با مراجعه به برگه دان در واحد اطلاع رسانی و نوشتن ارجاعات لازم کتاب‌شناختی و شماره راهنمای منبع ، یک برگ درخواست پر می‌کنند. برگ درخواست تکمیل شده را به میز مرجع تحویل می‌دهند. یکی از مسئولین بخش مرجع، برگ درخواست را گرفته و با مراجعه به مجموعه منابع کتابخانه، منبع درخواست شده را به بهره گیر ارائه می‌کند. منبع ، برای مطالعه بهره گیر در اتاق مطالعه، امانت داده می شود اما بهره گیر باید در پایان روز منبع امانت گرفته شده را بازگرداند. این فرایند به کارمندان بیشتری نیاز دارد، اما امکان نظارت بر تمام فعالیت های اجرایی را به وجود می آورد. معمولاً این روش در مجموعه های ویژه ای مثل منابع گروهی خاص و کتاب های نفیس یا کمیاب کاربرد دارد. به طور کلی، برای پرهیز از ایجاد وقفه در ارائه خدمات، هر بهره گیر در هر نوبت فقط می‌تواند تعداد محدودی منبع از هر نوع امانت بگیرد.

دستیابی مستقیم: در این فرایند، در صورت نیاز، بهره گیر برای شناسایی منابع درخواستی از برگه دان استفاده می‌کند و سپس، خود، مستقیماً منابع را از قفسه برمی دارد. برای پرهیز از بروز اشتباه در نظم منابع در قفسه ها، از بهره گیر درخواست می شود کتاب ها را روی میز و نه در قفسه قرار دهد. در این روش، دست بهره گیر بازتر است و امکان کاوش عمیق تری وجود دارد اما نظارت مناسب بر چنین مجموعه ای دشوارتر بوده و به فضای بیشتری نیاز دارد و آثار دستنامه ای و مرجع همیشه برای استفاده بهره گیر در دسترس قرار دارند.

۲-۱-۶-۱-۲- خدمات میز امانت

موضوعات: بدون موضوع  لینک ثابت


فرم در حال بارگذاری ...